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资料内容介绍:

流程目的 规范公司档案管理,确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范,为公司经营管理留存充分、有效的证据,保证质量管理体系有效运行。
流程范围 适用于档案的收集、整理、分类、利用、归档和处理。
定义 档案:公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。
流程主导及
参与小组 综合管理部、财务部、业务部门
部门 职 责
综合管理部 1、负责制订全公司档案管理规范;
2、设立专职档案管理人员,建立安全、保密的公司档案室;
3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点,在合同生效的同时收集合同(或协议)、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标、中标等资料。确保合同(或协议)存档的及时性和完整性;
4、根据公司各项业务进程,编制应归档资料目录,在项目竣工验收后及时收集《土地使用证》、《建设工程规划证》、《商品房预售证》、《建设工程施工许可证》、《竣工备案证》、《大产权证》原件,并接收相关的设计图纸、设计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等,确保公司档案的完整性;
5、在员工调动和离职时,监督办理相关资料交接手续;
6、负责接收各部门零星文件资料(如:行政类、经营管理类文件);
7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。
财务部 1、 指定兼职财务档案管理人员,建立安全、保密的财务档案室;
2、 以收、付款为关键控制点,在收、付的同时收集合同(或协议)以及相关经济资料;
3、 按照(98)财会字第32号《会计档案管理办法》和XXX公司会计档案管理相关规定,开展会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
业务部门 1、 按照公司权责手册和流程文件开展具体业务,与合作方(或客户)协商一致后,拟制合同(或协议)文本,向综合管理部申请合同编号,然后提交相关部门审核会签;
2、 将经审批的合同文本交合作方(或客户)签章,然后向综合管理部申请加盖XXX置业公章;
3、 合同签章生效后,业务部门负责将合同文本及附件交由合作方装订成册;
4、 负责将装订成册的合同分发到相关执行部门,并办理合同交底手续;
5、 按照公司权责手册和流程文件办理付款和签证变更等手续;
6、 负责本部门文件资料(含工作标准 >标准、工作计划、合同与协议、联系函件、工作成果、付款资料和绩效评价等等)的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档,以支持日常业务工作的开展。
7、向综合管理部移交本部门应送存的项目管理档案和零星文件资料。

2、文件归档范围、移交时间及保管期限
序号 类 别 文 件 范 围 保管期限 责任部门 移交时间规定 密级
1 行政管理、文书类文件 公司筹备期的可行性研究报告、申请、批复等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级
2 公司设立、转制、变更、机构设置资料及营业执照等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级
3 公司验资报告 永久 财务管理部 完成即移交归档 1级
4 公司资质证 永久 项目发展部 完成即移交归档 1级
5 法人代表、经营管理负责人任职批文、简历等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级
6 公司税务登记证、财政登记证、法人代码证等 永久 财务管理部 完成即移交归档 1级

 
 
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